Themenliste

Wie können uns digitale Systeme (Informationstechnologie) bei unseren Aufgaben (zukünftig) unterstützen?
Engagement und Professionalität

Gegenwartsbild

  • Viele Anfragen und Verfahren (im Bereich der Verwaltung) sind derzeit nur schriftlich möglich.
  • Statusinformationen bedürfen der aktiven Nachfrage oder werden nur schriftlich erteilt.
  • Die Kommunikation ist an Personen gebunden und nicht an Stellen und Funktionen.
  • Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen etc. sind nicht zentral verfügbar oder werden nur einmal im Jahr aktualisiert (Personalverzeichnis).
  • Es gibt keine Plattform, um sich sicher vernetzen zu können.
  • Viele Informationen (Downloads) sind über zahlreiche Webseiten verteilt.
  • Wo und wie kann ich andere Ehrenamtliche und Mitarbeiter erreichen?
  • Wie komme ich an aktuelle, verlässliche Informationen?

Zielbild

  • Das Portal ist eingerichtet.
  • Das Portal ist freigegeben (Zustimmung Datenschutz etc.)
  • Es steht allen Ehrenamtlichen und Mitarbeitern zur Verfügung.
  • Mindestens 333 Teilnehmer sind im System registriert.
  • Die Dokumentenablage wurde mit dem Kirchlichen Amtsblatt und dem Finanzbericht getestet.
  • Die Anwendungen interaktive Bistumskarte und digitales Personalverzeichnis stehen zur Verfügung.
  • Der erste Datenfehler wurde gemeldet.

Erfahrungen und Konzepte

Einrichtung eines bistumsweiten Portals für Ehrenamtliche und Mitarbeiter mit folgenden Bausteinen:

  • Antragsverwaltung: Anträge können ohne Kenntnisse interner Strukturen und Abläufe gestellt werden. Vom Fortbildungs- bis zum Renovierungsantrag. Statusveränderungen werden kommuniziert. Nachfragen und Ergänzungen können online bearbeitet werden.
  • Kommunikation: Nachrichten können an alle Teilnehmer und Gruppen versendet werden. Externe Teilnehmer können einbezogen werden. Über eine Chatfunktionen ist ein spontaner Austausch möglich. (Interne) Dokumente können angehängt werden (Siehe Datenaustausch).
  • Datenaustausch: Dokumente können mit Stichwörtern gekennzeichnet werden und so zielgruppenorientiert zugänglich gemacht werden. Die Ablage erfolgt verschlüsselt, versioniert und gegen Datenverlust gesichert.
  • Anwendungen: Informationsanwendungen wie z.B. eine interaktive Bistumskarte und ein digitales Personalverzeichnis liefern mir aktuelle und qualitätsgesicherte Informationen. Der Datenschutz wird über ein mehrstufiges Berechtigungskonzept gewährleistet. 
  • Datenpflege: In jeder Anwendung besteht die Möglichkeit Datenfehler zu korrigieren oder anzuzeigen.

Bezüge und Stolpersteine

  • Abstimmung mit dem Teilprojekt Integrierte Kommunikation
  • Beteiligung vieler Interessierter
  • Gremienauswahl
  • Komplexität

Ansprechpartner für das Thema

Frank Siemen
Tel. (0 52 51) 1 25 15 46
E-Mail: frank.siemen(ät)erzbistum-paderborn.de

 

Erste Schritte und zentrale Fragen

Technisch hat das Erzbischöfliche Generalvikariat bereits mit Beginn des Jahres 2015 einen Schritt in Richtung einer zentralen, sicheren IT-Infrastruktur getan. Mit der Umstellung des Kirchlichen Meldewesens auf eine CITRIX-Umgebung wurde ein wesentlicher Service der kirchlichen Verwaltung zukunftsfähig gemacht. Ein erster Schritt auf einem langen Weg, der viele (technische) Fragen klären soll:

  • Wie kann Verwaltung in dezentralen Strukturen funktionieren (Dateiaustausch mit Versionsverwaltung, Kalenderabgleich, Veranstaltungs- und Raummanagement etc.)?
  • Wie können Gruppen, Projekte und Verbände zusammen verlässlich Informationen austauschen und kommunizieren?
  • Wer sorgt für einen stabilen und reibungslosen Betrieb von Lösungen?
  • ...


Fragen, die sich vielen angesichts verändertem pastoralem Leben und veränderter Strukturen stellen. Zum Teil sind diese Fragen schon beantwortet (siehe Verwaltungshandbuch für die Pastoralen Räume). Ein konkretes Handeln und weitere Antworten sind jetzt erforderlich. Wir, die Abteilung Informationstechnik (IT) im Erzbischöflichen Generalvikariat, machen uns auf diesen Weg. Denn vieles passiert schon in anderen Bistümer und in den Pastoralen Räumen unseres Erzbistums.

Unser weiteres Vorgehen soll sein: Aus den gesammelten Erfahrungen und Anforderungen werden zentrale Dienste definiert und zusammen mit Pilot-Anwendern zur Einsatzreife gebracht.

Frank Siemen, 22. Oktober 2015

Teilprojektleiter beauftragt

Frank Siemen ist mit der Leitung der Teilprojektes "Aufbau zentraler IT-Services im Erzbistum Paderborn" beauftragt. Der Diplom-Informatiker ist Abteilungsleiter Informationstechnik in der HA Personal und Verwaltung im Erzbischöflichen Generalvikariat.

Markus Freckmann, 1. April 2015

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